Privacyverklaring

Privacyverklaring VOF Wijvanwerk.nl

Vof Wijvanwerk.nl – hierna te noemen WVW – gebruikt uw persoonsgegevens bij uw begeleiding. Deze gegevens krijgt WVW van u zelf, uw werkgever of een andere opdrachtgever (bijvoorbeeld het UWV) bij het tot stand komen van een opdracht tot begeleiding. WVW geeft – uitsluitend – de coach van WVW die de begeleiding op zich heeft genomen, toegang tot deze persoonsgegevens. Ook verwerkt WVW deze gegevens zelf voor zover dat noodzakelijk is voor de coördinatie en de administratie van de begeleidingstrajecten.

In deze privacyverklaring informeert WVW in de eerste plaats u, maar ook andere personen of instanties die dat wensen, goed en duidelijk over de wijze waarop WVW vanaf het begin tot het einde van uw begeleiding omgaat met uw persoonsgegevens. Dit geldt allemaal ook voor de zogeheten bijzondere persoonsgegevens die WVW in sommige gevallen verwerkt; het betreft dan vooral globale medische gegevens zoals gegevens over de belastbaarheid of de mate van arbeidsongeschiktheid van een cliënt. WVW houdt zich daarbij aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking van de EU (AVG), die op 25 mei 2018 in werking is getreden.

Contactgegevens VOF wijvanwerk.nl (hoofdkantoor)

Koningin Wilhelminalaan 21, 3818 HN Amersfoort
Nederland
033 – 4632443
contact@wijvanwerk.nl

Het gebruik van persoonsgegevens door WVW

WVW ontvangt (bijzondere) persoonsgegevens soms van de cliënt zelf, maar meestal komen deze gegevens binnen van een werkgever of andere opdrachtgever (bijvoorbeeld het UWV); dit om een zorgvuldige opdracht tot begeleiding te kunnen formuleren en een goede begeleiding van de cliënt mogelijk te maken. Voor een goede begeleiding is het soms ook noodzakelijk dat WVW enkele globale medische gegevens ontvangt bijvoorbeeld over de belastbaarheid of de mate van arbeidsongeschiktheid van een cliënt. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens.

WVW slaat de (bijzondere) persoonsgegevens op in een intern bestand dat alleen toegankelijk is voor de coach die de begeleiding van de cliënt op zich neemt. De coach verwerkt de gegevens alleen verder voor zover dat noodzakelijk is voor de begeleiding.

Welke (bijzondere) persoonsgegevens?

WVW verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens van een cliënt.

Altijd:

– NAW-gegevens
– Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer
– Geboortedatum
– Geslacht
– DossiernummerAls dit aan de orde is:

– Contactgegevens laatste/huidige/toekomstige werkgever
– Gegevens over het laatste dienstverband of verdere arbeidsverleden
– CV/ soms desgewenst foto’s of kort door WVW gemaakt promotiefilmpje over cliënt
– Rapportages begeleidende coach/ managementrapportages
– Andere persoonlijke gegevens die door de cliënt zelf worden gegeven

Voor zover nodig de volgende bijzondere persoonsgegevens, als de cliënt ziek of arbeidsongeschikt (geweest) is:

– Ziekmeldingen
– Functionele mogelijkheden en belastbaarheid (rapportages arbo-arts, AD-onderzoek,belastbaarheidsonderzoek)
– Gegevens in een plan van aanpak
– Gespreksverslagen/ rapportages met globale medische gegevens
– Inhoud van communicatie per email of postNB: het BSN-nummer wordt niet gevraagd of verwerkt, tenzij hiertoe een wettelijke verplichting bestaat (bijvoorbeeld als het UWV de opdrachtgever is).

DoeleindenWVW verwerkt de hierboven genoemde (bijzondere) persoonsgegevens uitsluitend om:

– tussen WVW en opdrachtgevers opdrachten tot de begeleiding van de cliënt tot stand te kunnen brengen;
– begeleidingstrajecten zorgvuldig en goed door de partners van WVW uit te kunnen laten voeren zoals:
- ▪ de re-integratie of begeleiding van een werknemer of uitkeringsgerechtigde in verband met (mogelijke) ziekte of arbeidsongeschiktheid
- ▪ het begeleiden van een (gewezen) werknemer naar ander werk
- ▪ het coachen bij het komen tot een loopbaanplanning voor werk naarleuker werk
- ▪ Duurzaam aan het werk-trajecten;
– het bespreken van rapportages en bevindingen en conclusies met verantwoording aan opdrachtgevers en andere bij het begeleidingstraject betrokkenen;
– beheer van het cliëntenbestand;
– facturering (alleen naam en produktaanduiding);
– nakoming van wettelijke verplichtingen;
– bewerking door verwerkers mogelijk te maken (bijvoorbeeld IT-adviseur ofaccountant);

– mee te kunnen werken aan verplichte tevredenheidsonderzoeken (met uitdrukkelijke toestemming van betrokkene).

Wettelijke grondslag voor de verwerking

WVW verwerkt de (bijzondere) persoonsgegevens voor de totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten van opdracht tot begeleiding van een cliënt. Deze overeenkomsten komen tot stand tussen enerzijds WVW en anderzijds de werkgever van de cliënt, de cliënt zelf of een andere opdrachtgever (zoals het UWV). Zij hebben deze (bijzondere) persoons-gegevens dan al aan WVW ter beschikking gesteld.

Voor het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens ten behoeve van de verplichte tevredenheidsonderzoeken vraagt WVW schriftelijk uitdrukkelijke toestemming aan de cliënt.

In een enkel geval verwerkt WVW een (bijzondere) persoonsgegeven op basis van een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld het BSN-nummer als het UWV de opdrachtgever is).

Verstrekking aan derden

WVW geeft de (bijzondere) persoonsgegevens die zij ontvangt van een opdrachtgever in de eerste plaats door aan – uitsluitend – haar coach die de begeleiding op zich neemt. Verder worden ze intern ter inzage gegeven voor het beheer van het cliëntenbestand en de financiële afwikkeling van de begeleidingstrajecten, alleen voor zover dat noodzakelijk is en aan degene die daarmee belast is.

WVW en de begeleidende coach van WVW verstrekken de (bijzondere) persoonsgegevens aan derden (bijvoorbeeld voor overleg, als het derden zijn die functioneel zijn betrokken bij de begeleiding van de cliënt en voor zover dat nodig voor een goed verloop van de

begeleiding. Op overeenkomstige wijze ontvangt de coach soms nadere (bijzondere) persoonsgegevens. De coach dient de gegevens ook te verwerken in rapportages.

Aan enige bureaus die een verplicht tevredenheidsonderzoek moeten instellen bij WVW of haar cliënten (bijvoorbeeld de Stichting Panteia Veldwerk BV om het BOW-keurmerk te behouden) worden alleen met de schriftelijke uitdrukkelijke instemming van de cliënt (gevraagd door WVW) enige (bijzondere) persoonsgegevens ter beschikking gesteld.

Inzage geven aan derden (bewerkers)

WVW maakt voor haar dienstverlening en voor een goede bedrijfsuitoefening, gebruik van de diensten van derden, zoals de IT-adviseur of de accountant. In verband hiermee krijgen deze derden, alleen voor zover dat noodzakelijk is voor hun dienstverlening, met enige regelmaat inzage in de (bijzondere) persoonsgegevens van de cliënten van WVW. Met deze relaties worden verwerkersovereenkomsten afgesloten, waarin de afspraken over het naleven van de AVG door de verwerkers en WVW nauwkeurig zijn vastgelegd.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

WVW zal uw (bijzondere) persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk is voor de doeleinden die zij in deze privacyverklaring heeft genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de begeleidingstrajecten volledig af te ronden, ook financieel en administratief. In principe houdt WVW een bewaartermijn aan van twee jaar na de afronding van een begeleiding.

Bepaalde gegevens moeten wel langer bewaard worden, omdat WVW zich moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht.

Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens zorgvuldig vernietigd.

Beveiligingsregels

WVW vindt het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of (ook intern) onbevoegde toegang van uw persoonsgegevens. Daarvoor heeft WVW passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen.

Uw rechten

U heeft ook rechten ten aanzien van de (bijzondere) persoonsgegevens die WVW van u verwerkt.

Wij noemen de volgende:

– recht op inzage; het recht om uw persoonsgegevens in te zien;
– recht op rectificatie en aanvulling; het recht om uw persoonsgegevens te wijzigen;
– recht op beperking van de verwerking; het recht om minder gegevens te latenverwerken;
– het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

Nieuwe rechten die u heeft:
– het zogeheten recht van dataportabiliteit; u heeft het recht om de persoons- gegevens te ontvangen die WVW van u heeft, bijvoorbeeld om deze door te kunnen geven aan een andere organisatie;
– het zogeheten recht op vergetelheid; WVW moet in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens verwijderen als u daarom vraagt, bijvoorbeeld als de gegevens objectief onjuist, onvolledig of niet meer ter zake doend zijn. Of als uw gegevens onrechtmatig worden verwerkt door WVW of de bewaartermijn is verstreken.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 25 mei 2018. Aangepaste versies worden altijd op de website gepubliceerd.